İşlemleri yapan personel: Şef Rengin KEMALDERE                       

 EMEKLİLİK İSLEMLERİ

 AMAÇ: Kanuni çalışma süresini doldurarak yada resen emekliye ayrılan personelin emekli olabilmesi için  gerekli tabloların ve yazıların hazırlanarak Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilerek kişinin emekli olmasını sağlamak

• Emekli olacak personel; dilekçe, 5 adet son 6 ay içinde çekilmiş vesikalık resim, nüfus cüzdan fotokopisi ve emekli maaşını alacağı adres ile birimine müracaat eder.
• Birim bir üst yazı ile bunu Rektörlük Personel Başkanlığına gönderir.
• Evrakı kontrol ederek hizmet belgesini çıkarılır. Emeklilik işlemleri için gerekli çizelge ile üst yazısını yazarak Daire Başkanı ve Rektörün imzasına sunar.
• Şb.md.- pers.dai.Bşk- Gn.skrt.yrd.-Gen.Sek.tarafından paraflanacak üst yazı ile birlikte Rektöre imzaya gider.
• İmzadan çıkan yazı ve emeklilik belgesi HİTAP programı üzerinden Sosyal Güvenlik Kurumuna programdan gönderilir.

 
İşlemleri yapan personel:   Şb.Md.Ebru TAŞKIN    Şef Rengin KEMALDERE 

VEFAT EDEN PERSONEL YAPILACAK İŞLEMLER 

Çalışmakta iken vefat eden personel için ;

• Vefat eden personelin ölüm belgesi Birimi tarafından Pers.Dai.Bşk.lığına gönderilir.
• Vefat eden personelin ölümü ile ilgili belgeler, hizmet belgesi, nüfus cüzdan fotokopisi, 4 Resim, Sigortalı hizmeti varsa onunla ilgili belge, intibak varsa intibak belgesi, eşi ve çocukları tarafından doldurulan form ve emekli keseneklerini gösteren liste bir üst yazı ile birlikte hazırlanır.
• Üst yazısı hazırlanarak Rektör imzasına sunulur.
• İmzadan çıkan yazı Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilmek üzere Genel Evrak kayıt birimine gönderilir.
•  

İşlemleri yapan personel: Şb.Md. Ebru TAŞKIN    Bil.İşletmeni Ömer Faruk BUDAK 

2547 SAYILI  KANUNUN 35. MADDESİ UYARINCA KADRO TAHSİSİ

AMAÇ: Üniversitemiz birimlerinde görev yapmakta olan araştırma görevlilerinin  Üniversitemiz Enstitülerinde eğitim yapılmayan bölümler için yüksek lisans veya doktora eğitimi görmek üzere, mecburi hizmet yüklenmek kaydıyla  kadrosunun eğitimi süresince başka bir üniversiteye tahsis edilmesi ve eğitim sonunda kadronun iadesi 

1-2547 sayılı Kanun 35.Maddesi Uyarınca Kadro Aktarımının Yöke Teklifi

• Fakülte – Yüksekokul dan 2547 Sayılı Kanunun 35.maddesi uyarınca başka üniversitede eğitim yapmak isteyen araştırma görevlilerinin; ALES-KPDS/ÜDS- diploma- özgeçmiş- kadro aktarım formu-35.madde uyarınca atanma formu- birim yönetim kurulu –varsa öğrenci belgesi eklenerek gönderilen teklifler incelenir
• Müracaat teklifi ve belgeleri incelenir.
• Belgeleri tam ve Öğrenci belgesi var ise Üniversite Yönetim Kuruluna sokulur.
• Öğrenci Belgesi yok ise eğitim yapmak istediği Üniversiteye kabul edilmesi için yazı yazılır, olumlu cevap gelirse Üniversite Yönetim Kuruluna sokulur. Cevap olumsuz ise birimine iade edilir.
• Üniversite Kurul Kararı üzerine Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına kadronun aktarılması istenen ilgili Üniversiteye yazısı yazılarak imzaya gönderilir.
• Yazı Ekinde Fakülteden gelen belgeler, öğrenci belgesi, Yönetim Kurulu Kararı 2 takım hazırlanarak  kayda sokulur ve Postaya verilmek üzere genel evraka gönderilir.

2- 2547 sayılı Kanunun 35.Maddesine göre kadronun ilgi Üniversiteye aktarımı 

• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından Kadronun 2547 Sayılı Kaunun35.maddesi uyarınca eğitim süresince aktarımı uygun yazısı geldiğinde ilginin hizmet belgesi hazırlanarak kadro tahsisi yapılan Üniversiteye ataması yapılmak üzere bir üst yazı ekinde gönderilir. 

3- Ataması yapılan personelin birimine bildirilmesi  ve taahhütname Hazırlanması

• İlgili Üniversiteden atandığını bildiren yazısı geldiğinde,
• Bir nüshası kişinin görev yaptığı birime gönderilmek üzere yazısı yazılır
• Alınacak taahütname miktarı tahakkuk servisince hesaplanır. Üniversite Yönetim Kurulu ve atanma yazısı ile birlikte Hukuk Müşavirliğine Taahütname hazırlanmak üzere gönderilir.
• Hazırlanan Taahhütname kişiye verilir. Noterden onaylatması istenir.
• Taahhütname kişi tarafaından onaylatılarak Hukuk Müşavirliğine teslim edilir. 

4-Ayrılış İşlemleri

• Araştırma Görevlisinin Birimin den ayrılış yazısı gelir.
• Personel Nakil Bildirimin önce Akademik Şube Md.ce ilgili yerleri doldurulur.
• Daha Sonra Tahakkuk servisine verilir.
• Tahakkuk servisince hazırlanan personel Nakil Bildirimi kişiye imza karşılığında verilerek ayrılış işlemleri tamamlanır. 

2547 SAYILI  KANUNUN 35. MADDESİ UYARINCA ÜNİVERSİTEMİZE KADRO İADESİ

AMAÇ : Başka Üniversitelerde araştırma görevlisi olarak görev yapmakta iken 2547 sayılı kanunun 35.maddesi uyarınca üniversitemize kadro tahsisi yapılarak  lisansüstü eğitim yapan, yada yapmak isteyen personel için yapılacak işlemler,

• Başka bir Üniversitede de Araştırma Görevlisi olarak çalışmakta iken; Üniversitemiz Enstitülerinde lisansüstü eğitim yapan yada Üniversitemiz Tıp Fakültesinde tıpta uzmanlık eğitimi yaptırmak üzere anlaşma yapılmış Üniversitelerdeki kadroların 2547 sayılı Kanunun 35.maddesi uyarınca kadrosunun  ilgili Üniversite Rektörlüğünce Üniversitemize tahsis edilmesi Yükseköğretim Kuruluna teklif edilir Yükseköğretim Kurulunca uygun görüldüğü takdirde Üniversitemize kadro aktarımı bildirilir.
• YÖK’ten gelen kadro aktarım yazısı personelin görev yaptığı  Üniversite Rektörlüğüne yazı yazılarak atanacak kişinin hizmet cetveli istenmesi istenir. YÖK yazısının bir nüshasını  kadro aktarımı yapılan birime yazı ile gönderilir.
• Birim Bu yazı üzerine atanma yapılabilmesi için gerekli Yönetim Kurulu Kararını alır.ve Rektörlüğe gönderir.
• Birim Yönetim Kurulu Kararı ve Diğer üniversite Rektörlüğünden hizmet belgesi gelince ataması Arş.Gör.ataması yapılır.
• Ataması üst yazı ile karşı Üniversiteye gönderilerek ilişiğinin kesilmesi maaş nakil bildiriminin gönderilmesi istenir. 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl. Ömer Faruk BUDAK     Bil.İşlt Melih AYDIN 

AKADEMİK VE İDARİ  PERSONEL BİLGİLERİNİN İŞLENMESİ 

AMAÇ: Akademik personele ait bilgilerin güncel tutulması amacıyla yeni bilgiler sürekli hali hazırda mevcut olan Akademik personel listemize işlenir. 

• Fakülte/Yüksekokuldan Personel Daire Başkanlığına havale edilir.
• Evrak EBYS üzerinden Şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakları kontrol ederek ilgili evrakları bilgileri işlemekle görevli personele verir.
• Bilgileri işlemekle görevli personel Akademik personel listesine bilgi girişini yaparak bilgileri güncel tutar.
• NOT : Ataması yeni yapılan Personelin ilk atanma işlemleri sırasında Aile yardımı-Aile Durumu bildirimi formları doldurtularak, kişisel bilgi, askerlik, emeklilik aylığı, görev aylığı, kıdemi ve dereceleri göreve başlama yazısı geldiğinde Akademik personel listesine eklenir ve bundan sonra bu bilgilerde meydana gelecek değişiklikler listeye işlenir. 

İşlemleri yapan personel: Şef Rengin KEMALDERE 

ÜCRETSİZ İZİN VE ASKERLİK BORÇLANMA İŞLEMLERİ 

AMAÇ : Emekli Sandığına tabi personel askerlik hizmetini, Ücretsiz izinli olduğu süreyi emeklilik süresine eklemek üzere Sosyal Güvenlik Kurumuna müracaat eder. Müracaatı kabul olunan personelin bu borçlanma miktarının ödenmesi ve  emekli aylığında değerlendirilmek üzere yapılan işlemlerdir. 

• ASKERLİK BORÇLANMASI 

• Askerlik Hizmetini borçlanmak için Sosyal Güvenlik Kurumuna müracaat eden personelin Sosyal Güvenlik Kurumundan askerlik hizmetini borçlanmak istediğine ait yazı kurumumuza gelir,
• Gelen yazının bir nüshası personele tebliğ edilmek üzere görev yaptığı birime üst yazı ekinde tebliğ edilmek üzere gönderilir.
• Personel borçlanmayı kabul ederse tahakkuk servisine verilir ve maaştan kesme işlemleri tahakkuk servisince yapılır.
• Personel borçlanmayı kabul etmezse tebliğ belgesi ve borçlanmanın kabul edilmediğine ait dilekçesi Birimi tarafından başkanlığımıza gönderilir.
• Sosyal Güvenlik Kurumuna Borçlanmanın kabul edilmediği üst yazı ile bildirilir ekine kişinin dilekçesi ve tebliğ belgesi eklenir. Rektör imzası ve kayıttan sonra sosyal güvenlik Kurumuna gönderilir. 

ÜCRETSİZ İZİN İŞLEMLERİ 

AMAÇ : Emekli Sandığına tabi personel askerlik hizmetini, Ücretsiz izinli olduğu süreyi emeklilik süresine eklemek üzere Sosyal Güvenlik Kurumuna müracaat eder. Müracaatı kabul olunan personelin bu borçlanma miktarının ödenmesi ve  emekli aylığında değerlendirilmek üzere yapılan işlemlerdir. 

ÜCRETSİZ İZİN BORÇLANMASI 

• Ücretsiz izinli olduğu süreyi borçlanmak için Sosyal Güvenlik Kurumuna müracaat eden personel Sosyal Güvenlik Kurumuna borçlanmadan doğan miktarı ödedikten sonra bu sürenin emekli müktesebinde değerlendirilmesi hakkındaki yazı kurumumuza gelir.
• Sosyal Güvenlik Kurumundan gelen yazıda gösterilen süre kişinin emekliliğe esas aylığındaki süresinde değerlendirilmek üzere onay alınır.
• Daire Başkanına imzaya gider.
• Rektör veya Rektör Vekiline imzaya gider.
• İmzadan çıkan Onayın iki nüshası görev yaptığı birime bir nüshası tahakkuk servisine  bir nüshası da personelde kalır.
• Onaydaki değişiklikler Hizmet Belgesine ve Akademik personel bilgilerini içeren listeye girilir. Hitap servisi 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl.Ömer Faruk BUDAK    Bil.İşlt Melih AYDIN

SSK VE BAĞKUR HİZMETİNİN MEMURİYETLE BİRLEŞTİRİLME TALEBİ 

AMAÇ : Emekli Sandığına tabi olarak çalışan personelin daha önce özel sektörde sigortalı yada bağkurlu olarak geçen hizmetlerinin emekli aylığında değerlendirilmesi için yapılan işlemler. 

• 2008 yılından önce Memuriyete başlayan personel sigortalı veya Bağ-kurlu hizmeti olan personel bu hizmetlerinin değerlendirilmesi için dilekçeyi çalıştığı birime Birim üst yazı ekinde dilekçeyi Rektörlüğe gönderir.
• Hizmetinin geçtiği sigorta veya bağ-kura birimine hizmetinin ne kadar ve hangi tarihlerde olduğunu tespiti için

Sosyal güvenlik kurumuna yazılır.imzaya gönderilir. Sistemden gitmeyen yazılar ayrıca evrak kayıta gönderilir. 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl.Ömer Faruk BUDAK     Bil.İşlt Melih AYDIN 

GÖREVLENDİRMELERİN İŞLENMESİ 

AMAÇ: Görevlendirmesi olan personelin görevlendirme süre toplamlarını takip etmek. Yıl İçerisinde görevlendirme süreleri toplamı 30 günü geçen personel Tahakkuk Birimine bildirip Tahakkuk Birimini görevlendirme süreleri 30 günü geçen kişiden gerekli kesintileri yapması. 

GÖREVLENDİRME İŞLEMLERİ 

AMAÇ: Görevlendirmesi olan personelin görevlendirmelerinin yasal çerçeveler içinde yapıldığını ve çalıştığı kurumun onayının olduğunu belirtmektir. Kişi görevlendirme onayının bir nüshasını da yanında bulundurarak yurtdışına çıkışlarda yurtdışına çıkış amacını ilgili birim ve kişilere arz edebilir.

*Kişi görevlendirilmesi hakkında bağlı bulunduğu bölüm başkanlığına dilekçesi ile bilgi verir. Varsa görevlendirmesi hakkındaki evrakları dilekçe ekinde sunar.

*Bölüm Başkanlığı da görevlendirmeye onay veriyorsa bağlı bulunduğu birime görevlendirme onayını ekleyerek kişinin dilekçesi ve varsa eklerinde ekleyerek gönderir.

*Birim de görevlendirmeyi uygun görürse yönetim kurulunda onaylayarak üst yazı ile Rektörlük Personel Daire Başkanlığına gönderir.

*EBYS üzerinden Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına sevk edilir.

* Şube Müdürü evrakı onay alınmak üzere ilgili memura EBYS üzerinden sevk eder. İlgili memur UBS sistemine işleyip EBYS üzerinden daire başkanı ile rektöre imzaya sunulur. Görevlendirme yurtdışında ise Şef-Şb.md.- Pers.dai.Bşk- Gn.skrt.yrd Gen.Sek. tarafından paraflanacak üst yazı ile  YÖK’e gönderilmek üzere bilgi amaçlı Rektör imzalı bir yazı yazılır.

*İmzalanan yazı EBYS üzerinden ilgili birimlere ya da kurumlara gider.  

İLAN 

AMAÇ: Çeşitli kurum ve üniversitelerden gelen ilan ve duyuru yazılarını birimlere üst yazı ile göndermek ve bilgi vermek 

• Üniversitemize gönderilen ilan-duyuru yazısı önce genel evrak kaydına girer ve Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına EBYS üzerinden sevk edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakı sorumlu memura sevk eder.
• Sorumlu memur ilan-duyuru yazısını birimlere gönderilmek üzere üst yazısını EBYS üzerinden yazar.
• Şef-Şb.md.- Pers.Daire Bşk- Gen.Sek.Yrd.-Gen.Sek. tarafından paraflanacak üst yazı ile birlikte Rektör Yardımcısına EBYS üzerinden imzaya sunulur.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak ilgili birimlere sistem tarafından gönderilir. 

1416 SAYILI KANUN HAKKINDAYÖK VE MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINDAN GELEN YAZILARIN

İLGİLİ BİRİME GÖNDERİLMESİ 

AMAÇ: Kişilerin yurtdışında Üniversitemiz adına eğitim almalarını sağlayarak eğitim sonrası kurumumuzda çalışmalarına olanak sağlamak. 

• YÖK ve Milli Eğitim Bakanlığı’ndan gelen evrak Rektörlüğe gönderilen yazı önce genel evrak kaydına girer ve Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına EBYS üzerinden sevk edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakta yazılan olan 1416 öğrencisinin hangi birime bağlı olacağını tespit eder ve evrakı sorumlu memura sevk eder.
• Sorumlu memur 1416 yazısını ilgili birime üst yazı ile yazar.
• Şef-Şb.Müd.- Pers.Daire Bşk- Gn.Sek.Yrd.-Gen.Sek. tarafından paraflanacak üst yazı ile birlikte Rektör Yardımcısına EBYS üzerinden imzaya sunulur.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak ilgili birimlere sistem tarafından gönderilir. 

FAKÜLTELERDEN GELEN 1416 YAZILARININ YÖK VE MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA BİLDİRİLMESİ 

AMAÇ: Üniversitemiz adına yurtdışında eğitim gören kişiler hakkında ilgili birimlere bil vermek ve istendiğinde YÖK ve Dışişleri Bakanlığına bilgi vermek üzere ilgili birimden 1416 öğrencisi için akademik danışman istemek. 

• İlgili birimden EBYS üzerinden Rektörlüğe gelen evrak Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına sevk edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından Şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakı YÖK ve Milli Eğitim Bakanlığına yazılmak üzere sorumlu memura sevk eder.
• Sorumlu memur 1416 yazısını YÖK ve Milli Eğitim Bakanlığına gönderilmek üzere üst yazısını EBYS üzerinden yazar.
• Şef-Şb.Müd.- Pers.Daire Bşk- Gn.Sek.Yrd.-Gen.Sek. tarafından paraflanacak üst yazı ile birlikte Rektöre EBYS üzerinden imzaya sunulur.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak sistem üzerinden YÖK ve MEB’e iletilir. 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl.Ömer Faruk BUDAK       Bil.İşlt Melih AYDIN                    

 YABANCI DİL ONAYI 

AMAÇ: YDS’den 70 üzeri alan kişilere ücretlerine dil tazminatının eklenmesi. 

• Kişi YDS sonuç belgesini bir dilekçe ile bağlı bulunduğu birimine verir. İlgili birimden EBYS üzerinden üst yazı ile Rektörlüğe gönderilen yazı Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına sevk edilir. (Ya da kişi bizzat personel dairesine gelerek bir dilekçe ile YDS sonuç belgesini Rektörlük Evrak kayıt birimine verir.)
• Evrak Daire Başkanı tarafından şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakı sorumlu memura sevk eder
• Sorumlu memur onay yazısını yazar.
• EBYS üzerinden Personel Daire Başkanı ile birlikte Rektörlük makamına imzaya sunulur.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak ilgili birimlere sistem tarafından gönderilir. 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl.Ömer Faruk BUDAK    Bil.İşlt Melih AYDIN 

KURUMLARDAN GÖREVLENDİRME İÇİN İZİN YAZILARI 

AMAÇ: Görevlendirmesi olan personelin görevlendirmesini gerçekleştiği kurumdan izin alınması. 

• Kişi görevlendirilmesi hakkında bağlı bulunduğu birime dilekçesi ile bilgi verir. Varsa görevlendirmesi hakkındaki evrakları dilekçe ekinde sunar.
• Birim de görevlendirmeyi uygun görürse üst yazı ile Rektörlük EBYS üzerinden gönderir.
• Rektörlüğe gönderilen yazı Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına sevk edilir
• Şube Müdürü evrakı sorumlu memura sevk eder.
• Sorumlu memur ilan-duyuru yazısını birimlere gönderilmek üzere üst yazısını EBYS üzerinden yazar.
• Şef-Şb.md.- Pers.Daire Bşk- Gen.Sek.Yrd.-Gen.Sek. tarafından paraflanacak üst yazı ile birlikte Rektör Yardımcısına EBYS üzerinden imzaya sunulur.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak ilgili birimlere sistem tarafından gönderilir.

VEKALET 

AMAÇ: Herhangi bir sebeple görevinde bulunmayan kişilerin yerine görev alacak kişilerin rektörün onayına sunulması.

• Birimlerden gelen vekalet evrakı Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına EBYS üzerinden sevk edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakı sorumlu memura sevk eder
• Sorumlu memur onay yazısını yazar.
• EBYS üzerinden Personel Daire Başkanı ile birlikte Rektörlük makamına imzaya sunulur.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak ilgili birimlere sistem tarafından gönderilir.  

SSK-BAĞKUR 

AMAÇ: Kişilerin SSK ve Bağkur hizmetlerinin emekli sandığı hizmeti ile birleştirilerek terfi sürelerini değiştirmek.  

• Kişi bir dilekçe ile bağlı bulunduğu birimine SSK yada Bağkur hizmetini bildirir. İlgili birimden Rektörlüğe gelen evrak Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına sevk edilir.(Ya da kişi bizzat personel dairesine gelerek bir dilekçe ile SSK ve Bağkur hizmetini bildirir.)
• Evrak Daire Başkanı tarafından şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakı sorumlu memura sevk eder.
• Sorumlu memur ilgili kişinin sicilinin bağlı bulunduğu sigorta müdürlüğüne yazısını yazar.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak ilgili birimlere sistem tarafından gönderilir. 

SENDİKA 

AMAÇ: Kişinin sendika bilgilerini kayıt altında bulundurarak gerekli olduğundan bu bilgileri kullanmak. 

• Sendika üyesi hakkındaki kumrumuz personelinin sendika bilgilerini üst yazı ile form şeklinde Rektörlüğe gönderir. Rektörlüğe gönderilen evrak önce genel evrak kaydına girer ve Genel Sekreterlik birimince EBYSüzerinden Personel Dairesi Başkanlığına sevk edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından Şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakı sorumlu memura sevk eder.
• Sorumlu memur formu üst yazı ile kişinin bağlı bulunduğu birime üst yazı ile gönderir. Bir nüsha da kişinin dosyasına kaldırılır. 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl.Ömer Faruk BUDAK        Bil.İşlt Melih AYDIN 

DERS GÖREVLENDİRMELERİ 

AMAÇ: Fakülte ve Yüksekokullardaki Öğretim Elemanı ihtiyacının karşılanması. 

• Fakülte/Yüksekokulda Öğretim Elemanı ihtiyacı bulunan bölümlerin derslerini vermek üzere belirlenen öğretim elemanlarına ait ilgili evraklar tamamlanır ve ilgililerin görevlendirilmesi isteği için bir yönetim kurulu kararı çıkarılarak birim teklifinde bulunulur.
• EBYS üzerinden gelen teklif Genel Sekreterlik birimince Personel Daire Başkanlığına havale edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından Şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakları kontrol ederek ilgili teklifi Ders Görevlendirmelerini almakla görevli personele sevk eder.
• Ders görevlendirmesini alacak personel evrakların kontrolünü yaptıktan sonra Ebys üzerinden Rektörlük Makamına onaya sunar.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak ilgili birimlere sistem tarafından gönderilir.

İşlemleri yapan personel: Şef Rengin KEMALDERE 

MUVAFAKAT YAZILARININ YAZILMASI 

AMAÇ: Naklen kurumunuza atanacak personelin önceki kurumundan atanma için izin alınması amacıyla yazılan yazıdır. 

• Başka bir kurumda çalışan personelin kurumumuza naklen atanmak için başvuruda bulunması yada açılmış olan sınavlarda başarılı olan akademik personelin halen çalışmakta olduğu kuruma izin amacıyla muvafakat yazının yazılması için atama evraklarının tam olup olmadığının kontrolünden sonra ilgili yazı yazılır.
• Fakülte/Yüksekokul tarafından ilgili personel/personeller sınavı kazandığında atamasının yapılması için bir yönetim kurulu kararı alınarak üst yazı ile atama teklifinde bulunulur.
• Birim teklifi ebys üzerinden Genel Sekreterlik birimince Personel Daire Başkanlığına havale edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından ebys üzerinden şube Müdürlüğüne gönderilir.
• Şube Müdürü evrakları kontrol ederek ilgili teklifi ebys üzerinden atamaları yapmakla görevli personele sevk eder.
• Atamayı yapacak olan personel evrakların kontrolünü yaptıktan sonra ataması yapılacak kişinin başka bir kurumda halen çalışıp-çalışmadığına göre çalışıyorsa muvafakat yazısını yazar; çalışmıyorsa atamasını yapar.
• Muvafakat yazısı Şube Müdürü, Personel Daire Başkanı, Genel Sekreter Yardımcısı ve Genel Sekreterimizce paraflanmak üzere ebys üzerinden Rektörlük makamına imzaya sunulur.
• İmzalanan yazı ebys üzerinden elektronik ortamda ilgili kuruma gönderilir. 

İşlemleri yapan personel: Şef Rengin KEMALDERE 

NAKLEN ATAMALARDA İLİŞİK KESME YAZISI 

AMAÇ: Naklen atama yoluyla Üniversitemiz kadrolarına atanacak personel için Muvafakat yazısına olumlu cevap geldikten sonra ilgili öğretim elemanının ataması yapılarak önceki çalıştığı kurumla ilişiğinin kesilmesi için yazılan yazıdır. 

• Daha önce yazılan muvafakat istek yazısının olumlu cevabı gelmesiyle birlikte ilgili kişinin ataması yapılarak önceki kurumundan ilişiğinin kesilmesi amacıyla daire başkanlığımızca ilişik kesme yazısı yazılır. 

• İlişik kesme yazısını yazacak personel ilgili kişinin atamasını yaparak, ebys üzerinden Şube Müdürü, Personel Daire Başkanı, Genel Sekreter Yardımcısı ve Genel Sekreterimizce paraflanmak üzere ilişik kesme yazısını yazar ve Rektörlük Makamına imzaya sunulur. 

• E-imza ile imzalanan söz konusu yazı ebys üzerinden ilgili kuruma gönderilir. 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl.Ömer Faruk BUDAK         Bil.İşlt Melih AYDIN  

ÖĞRETİM ELEMANI İLANLARININ YAYIMLANMASI 

AMAÇ: Personel Daire başkanlığımızca ilan edilen Öğretim Elemanı ilanları için başvuran adayların Ön değerlendirmesi sonuçları sonrası sınava girmeye hak kazanan adayların ilan edilmesi ve yapılacak yazılı sınav sonuçlarının Üniversitemiz internet sitesinden duyurulması.          

• Birimlerden gelen Ön Değerlendirme ve Yazılı Sınav Sonuç tutanakları Evrakı EBYS üzerinden Şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakları kontrol ederek ilgili evrakları sonuçları yayımlamakla görevli personele verir.
• Tutanaklar ilan metnine uygun tablolara işlenerek Daire Başkanı ve Rektör yardımcısına ıslak imzaya sunulur.
• Evrak imzalandıktan sonra Maskeleme işlemleri yapıldıktan sonra Yayımlanmak üzere Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü mail adresine gönderilir.
•  

GEÇİCİ SİCİL MUMARASI VERİLMESİ 

AMAÇ: 2547 sayılı Kanunun 31. Maddesi kapsamında ders görevlendirmesi ile Üniversitemiz birimlerinde ders verecek öğretim elemanları ve 663 sayılı Kanun Hükmünde Kararname kapsamın da Üniversitemiz Tıp Fakültesi, Diş Hekimliği Fakültelerinde Sağlık Bakanlığı adına uzmanlık eğitimi alan öğretim elamanlarının beun.edu.tr uzantılı mail alabilmeleri için geçici sicil numarası verilmesi. 

• Birimlerden mail aracılığı ile gelen kişi bilgileri UBS sisteminde bulunan Ders Görevlendirmeyle Gelen Öğretim Elemanları ekranına işlenir.
• Yine UBS sisteminde buluna Ders Görevlendirme sekmesine kişi bilgileri işlenerek geçici sicil numarası verilir.
• Verilen sicil numaraları mail üzerinden ilgili birimlere gönderilir.

PERSONEL KİMLİK KARTI VERİLMESİ  

AMAÇ: Üniversitemizde yeni işe başlayan personellerimize Personel Kimlik Kartı verilmesi. 

• Birimlerden mail olarak gelen yeni başlayan personel bilgileri kontrol edilerek basım için ilgili birime gönderilir.
• Basılan Personel Kimlik Kartlarının tanımlama işlemleri yapılar.
• Tutanakları tutularak posta ile ilgili birimlere gönderilir.  

GENEL YAZISMALAR 

AMAÇ: Ebys üzerinden gelen kurum içi ve kurum dışı yazışmaların ilgili birime kuruma yada kişilere yazılması 

• Rektörlüğe gelen evrak Genel Sekreterlik birimince Personel Dairesi Başkanlığına sevk edilir.
• Evrak Daire Başkanı tarafından Şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakı ilgili birime ya da kuruma yazılmak üzere sorumlu memura sevk eder.
• Sorumlu memur evrakı üst yazı ile EBYS üzerinden yazar.
• Şef-Şb.Müd.- Pers.Daire Bşk- Gn.Sek.Yrd.-Gen.Sek. tarafından paraflanacak üst yazı ile birlikte Rektör yardımcısına EBYS üzerinden imzaya sunulur.
• EBYS üzerinden imzalanan evrak sistem üzerinden ilgili birime yada kuruma gönderilir. 

İşlemleri yapan personel: Şef Rengin KEMALDERE  

TAYİN TERFİ ONAYLARININ ALINMASI 

AMAÇ: Kurumumuza atanacak personelin atanması işlemi için alınan onaylardır. 

• Başka bir kurumda çalışan personelin naklen yada açıktan atanmak için kurumumuza başvuruda bulunması veya açılmış olan sınavlarda başarılı olan akademik personelin atanmaları amacıyla Fakülte/Yüksekokulda yönetim kurulu kararı alınarak üst yazı ile atama teklifinde bulunulur.
• Birim teklifi Personel Daire Başkanlığına havale edilir.
• Başkanlık gelen evrak defterine kayıt işlemi yapılır ve Evrak Daire Başkanı tarafından paraflanarak şube Müdürlüğüne gönderilir.
• Şube Müdürü evrakları kontrol ederek ilgili teklifi atamaları yapmakla görevli personele verir.
• Atamayı yapacak olan personel evrakların kontrolünü yaptıktan sonra Atanması yapılacak kişinin başka bir kurumda halen çalışıp-çalışmadığına göre çalışıyorsa muvafakat yazısını yazar; çalışmıyorsa atamasını yapar.
• Tayin-Terfi onayı Personel Daire Başkanı ve Rektörümüzce paraf ve imzalanmak üzere imzaya gönderilir.
• İmzadan çıkan yazı ebys üzerinden ilgili Fakülte/Yüksekokula gönderilir. 

İşlemleri yapan personel: Bil.İşl.Ömer Faruk BUDAK       Bil.İşlt Melih AYDIN 

AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL BİLGİLERİNİN İŞLENMESİ 

AMAÇ: Akademik personele ait bilgilerin güncel tutulması amacıyla yeni bilgiler sürekli hali hazırda mevcut olan Akademik personel listemize işlenir. 

• Fakülte/Yüksekokuldan Personel Daire Başkanlığına havale edilir.
• Evrak EBYS üzerinden Şube Müdürlüğüne sevk edilir.
• Şube Müdürü evrakları kontrol ederek ilgili evrakları bilgileri işlemekle görevli personele verir.
• Bilgileri işlemekle görevli personel Akademik personel listesine bilgi girişini yaparak bilgileri güncel tutar.
• NOT : Ataması yeni yapılan Personelin ilk atanma işlemleri sırasında Aile yardımı-Aile Durumu bildirimi formları doldurtularak, kişisel bilgi, askerlik, emeklilik aylığı, görev aylığı, kıdemi ve dereceleri göreve başlama yazısı geldiğinde Akademik personel listesine eklenir ve bundan sonra bu bilgilerde meydana gelecek değişiklikler listeye işlenir.

İşlemleri yapan personel: Şb.Md.Dilek ÖZTEKİN  Şb.Md.: Ebru TAŞKIN 

VEKALETEN DEKAN ATAMASI 

AMAÇ: Görev süresi sona eren veya yeni kurulan Fakültelere vekaleten Dekan ataması

• Görev Süresi sona eren Fakülte Dekanı Rektöre bildirilir.
• Rektörün bildireceği isim üzerine vekaleten atama işlemleri başlatılır.
• Dekan adayına vekaleten atama yazısı yazılır.
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına yazılır.
• Atandığı birime ve görev yaptığı birime yazılır.
• Göreve başlaması geldiğinde idari görev listelerine işlenir
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından uygun yazısı gelince birimine yazılır.

ASALETEN DEKAN ATAMASI 

AMAÇ: Görev süresi sona eren veya yeni kurulan Fakültelere asaleten Dekan ataması

• Boş olan veya vekaleten devam eden Fakülte Dekanlığı için Rektörün bildireceği 3 adayın özgeçmişleri ve Dekan Atama Formu doldurularak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına teklif edilir.
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının bildirdiği isim ilgili birime gönderilir. Dekan olarak asaleten atanır.
• Göreve başlaması geldiğinde idari görev listelerine işlenir.

İşlemleri yapan personel: Şb.Md.Dilek ÖZTEKİN       Şb.Md.: Ebru TAŞKIN 

GÖREVDEN UZAKLAŞTIRMA 

AMAÇ: FETÖ /PYD terör örgütleri ile bağlantılı olması veya soruşturma sırasında görevi başında bulunmasında sakınca bulunması nedeniyle yapılır. 

• Kişi hakkında yukardaki konular ile ilgili olması nedeniyle soruşturma başlatılması üzerine veya soruşturmacının talebi üzerine görevden uzaklaştırma işlemi yapılır.
• Kişiye hakkında hangi nedenle görevden ne kadar süreyle uzaklaştığına dair yazı yazılır.
• Kişinin görev yaptığı birime yazı yazılır. Maaşının 3/2 ödeneceği bildirilir.
• Uzaklaştırma süresi sonunda gerekirse soruşturmacının talebi üzerine tekrar uzatılır.
• Uzaklaştırma yapıldığı Zonguldak Valiliği, İl Emniyet Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğüne, Cumhuriyet  Savcılığa, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına, Üniversitelerarası kurul Başkanlığına Ölçme Seçme ve yerleştirme Merkezi Başkanlığına yazı ile bildirilir.
• Görevden uzaklaştırılan kişinin bilgileri Hitap sistemine işlenir. 

KHK İLE GÖREVDEN ÇIKARILAN PERSONELİN GÖREVE İADESİ 

• KHK ile görevden çıkarılan akademik personelin Olağan Üstü Hal Komisyonu tarafından göreve iade edildiği Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilir.
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı göreve iade edilen kişinin Olağan Üstü Hal Komisyonu  kararı ile dosyasını kişinin atandığı Üniversiteyi Rektörlüğümüze bildirilir.
• Olağan Üstü Hal Komisyonu kararı ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının yazısı göreve iade edilen kişiye gönderilir.
• Atandığı Üniversiteye hizmet belgesi gönderilir.
• Göreve Başladığı bildirildiğinde Zonguldak Valiliği, İl Emniyet Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğüne, Cumhuriyet  Baş Savcılığına, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına, Üniversitelerarası kurul Başkanlığına Ölçme Seçme ve yerleştirme Merkezi Başkanlığına yazı ile bildirilir. 

 GÜVENLİK SORUŞTURMASI GELENLERİN KOMİSYON KARARI ALINMASI 

• Üniversitemiz bünyesinde görev yapacak ve açıktan atanacak personelin Emniyet Müdürlüğünden gelen cevabi yazısı üzerine Üniversitemiz bünyesinde kurulan Komisyon tarafından göreve başlaması için hakkında gelen yazı incelenir atamasının yapılıp yapılmayacağına karar verilir. 

• Komisyon Kararı hazırlanır ve imzaya sunulur.
• İmzadan sonra atama yapılmak üzere ilgili personele verilir.